Orice companie, indiferent de mărime, are imprimante. Le consideră un instrument banal, o investiție minoră. În realitate însă, imprimantele proprii pot deveni adevărate „găuri negre” financiare. Potrivit specialiștilor, costurile de imprimare pot reprezenta între 1% și 3% din veniturile unei companii, o cifră deloc neglijabilă. Ce face situația și mai complicată este faptul că aceste costuri nu sunt evidente. Ele se strecoară în bugete lună de lună: consumabile cumpărate la nevoie, piese schimbate pe fugă, imprimante vechi care mănâncă curent și timp.
În timp ce bugetele sunt atent verificate pe marketing sau IT, zona imprimantelor rămâne o zonă gri, unde cheltuielile scapă ușor de sub control. De exemplu, o companie cu 10 imprimante poate ajunge să cheltuiască anual mii de euro doar pe toner, hârtie și intervenții tehnice. Soluția? Multe firme au început să renunțe la proprietate și să opteze pentru imprimante de inchiriat de la Atlas Corporation – o alternativă care oferă costuri fixe, mentenanță inclusă și un control mult mai bun asupra bugetului.
Consumabilele: Un cost aparent mic, dar mereu repetitiv
Cartușele, tamburii, rolele și piesele de schimb sunt achiziții care par neimportante la momentul cumpărării. Însă adunate, pot reprezenta o cheltuială constantă și impredictibilă. În multe cazuri, firmele nu au un sistem de monitorizare al consumului, ceea ce duce la achiziții haotice: fiecare birou cumpără ce are nevoie, de la furnizori diferiți, la prețuri diferite.
Conform unui studiu realizat de Ricoh USA, pentru fiecare 1$ cheltuit direct pe imprimare, companiile ajung să plătească între 9$ și 15$ pentru gestionarea infrastructurii, mentenanță și pierderile de productivitate asociate. Această disproporție arată cât de mult pot cântări costurile indirecte, chiar și atunci când bugetul pentru consumabile pare controlat.
Mai grav, cartușele compatibile de calitate slabă pot duce la defectarea imprimantei sau la imprimări de proastă calitate, generând pierderi suplimentare. Pe termen lung, costurile ascunse ale consumabilelor pot depăși cu mult prețul unei imprimante noi.
Timpul pierdut: Un cost invizibil, dar real
Când o imprimantă se blochează sau refuză să funcționeze, cine intervine? De obicei, un angajat IT sau administrativ, care își întrerupe activitatea principală pentru a deveni, temporar, tehnician de imprimante.
Această pierdere de timp nu apare în contabilitate, dar afectează direct productivitatea. Dacă o imprimantă se defectează de 5 ori pe lună și fiecare incident durează 30 de minute, înseamnă peste 30 de ore de muncă pierdute anual. Timpul acela ar fi putut fi investit în activități strategice sau în dezvoltarea afacerii. Iar lipsa unui serviciu de suport dedicat face ca fiecare problemă să fie rezolvată diferit – uneori prin soluții improvizate, alteori prin cheltuieli neprevăzute.
Deprecierea și lipsa controlului: Două surse sigure de pierderi
Imprimantele, ca orice echipament, se uzează. Modelele vechi consumă mai multă energie, se defectează mai des și sunt incompatibile cu noile sisteme software. O companie care continuă să folosească echipamente depășite pierde bani prin consum ridicat de curent, piese de schimb costisitoare și timpi morți de reparație.
Pe de altă parte, lipsa unui control centralizat asupra imprimării duce la risipă. Fără o politică clară de printare, angajații tind să printeze mai mult decât este necesar. Documente interne, emailuri, prezentări preliminare – toate ajung pe hârtie. Studiile arată că până la 20% din printurile realizate în companii nu sunt niciodată utilizate.
Un management defectuos al echipamentelor de birou poate afecta chiar și departamentele care par fără legătură, cum sunt cele financiare sau de resurse umane. Într-un context economic în care eficiența este esențială, aceste pierderi devin semnificative.
Soluția: Control, predictibilitate și eficiență
Modelul de închiriere cu servicii incluse oferă o soluție clară: costuri fixe, mentenanță asigurată și zero bătăi de cap. Prin externalizarea gestionării imprimantelor, companiile obțin vizibilitate completă asupra consumului și își pot planifica bugetele cu precizie. Echipamentele moderne oferite în regim de închiriere sunt optimizate energetic, au funcții de printare securizată și pot fi monitorizate la distanță.
Pe termen lung, trecerea de la imprimante proprii la soluții de închiriere nu înseamnă doar economie de bani, ci mai ales eficiență operațională. Este un pas natural în direcția digitalizării și automatizării – piloni esențiali pentru competitivitatea firmelor, inclusiv a celor care vor să înțeleagă mai bine ce inseamna imm și cum pot aplica aceste principii în practică.
